Kulun­valvonnan tietoturva: Tämä jokaisen kiinteistö­päällikön pitäi­si tietää

Kulunvalvonnassa pilvipohjaiset SaaS-järjestelmät ovat yleistymässä Suomessa vauhdilla – eikä se ole ihme. Ne tarjoavat huomattavia etuja verrattuna perinteisiin, paikallisesti hallittaviin ratkaisuihin: parempaa skaalautuvuutta, helppokäyttöisyyttä ja mahdollisuuden hallita pääsyoikeuksia ajasta ja paikasta riippumatta. Jatkuva kehittäminen tekee hyvää myös tietoturvalle.

Kulunvalvontaratkaisuihin liittyy aina myös omat tietoturvahaasteensa, jotka jokaisen kiinteistö- tai turvallisuuspäällikön tulisi tuntea. Tässä blogissa käydään läpi, mitä SaaS-palveluiden tietoturvasta on hyvä ymmärtää siinä vaiheessa, kun vertailee eri vaihtoehtoja kulunvalvontaan. Saat tietää perusasiat myös siitä, mikä kuuluu järjestelmätoimittajan ja mikä asiakkaan vastuulle.

Millaisia tietoturvariskejä kulunvalvontajärjestelmiin liittyy?

Kulunvalvontajärjestelmät vaativat jatkuvaa ylläpitoa. Siksi luotettava SaaS on turvallisempi vaihtoehto kuin itse koodattu on-premises-järjestelmä, jonka ylläpito saattaa olla vähän niin ja näin.

Tietoturvapuutteet voivat johtaa vakaviin seurauksiin. Vuotaneet henkilötiedot, kloonatut RFID-tunnisteet tai haavoittuvuuksien hyödyntäminen voivat vaarantaa paitsi yksityisyyden myös työntekijöiden fyysisen turvallisuuden. Riski kasvaa, jos järjestelmä on integroitu muihin tietolähteisiin, kuten HR-järjestelmiin, jolloin väärinkäytösten vaikutuspiiri laajenee.

Käyttökatkot muodostavat oman riskinsä: jos järjestelmä ei ole saatavilla, tiloihin ei päästä tai niitä ei voida suojata kriittisellä hetkellä. Myös sisäiset uhat, kuten pääkäyttäjien virheet, liialliset oikeudet tai valvomaton käyttö, voivat jäädä huomaamatta ilman kunnollista lokitietojen seurantaa.

Mistä SaaS-toimittaja vastaa kulunvalvonnan tietoturvassa?

SaaS-toimittaja vastaa siitä, että järjestelmä on teknisesti turvallinen, toimintavarma ja kestävä myös silloin, kun jokin menee pieleen.

Yksi tärkeimmistä vastuista on palvelun jatkuvuuden varmistaminen. Järjestelmän on toimittava katkoksitta, ja mahdollisiin häiriöihin on pystyttävä reagoimaan nopeasti. Tämä edellyttää varmennettuja palvelinympäristöjä, toimivia varmuuskopioita ja selkeitä palautumissuunnitelmia.

Toimittaja huolehtii myös teknisestä tietoturvasta kokonaisuutena. Ohjelmistoja ja infrastruktuuria valvotaan jatkuvasti haavoittuvuuksien varalta, ja päivitykset tehdään keskitetysti. Luotettavan SaaS-palvelun valitessaan asiakas vapautuukin monista perinteisesti omalle vastuulle kuuluvista teknisistä toimenpiteistä.

Salatut yhteydet ja kehittyneet tunnistautumismenetelmät varmistavat, että vain luotetut laitteet ja käyttäjät pääsevät järjestelmään.

Edistyneet toimittajat hyödyntävät uhkien automaattista tunnistusta ja 24/7-valvontaa tarjoavia SOC-palveluita. Lisäksi järjestelmiä testataan säännöllisesti penetraatiotestein ja palautumisharjoituksin, jotta niiden kestävyys kyberhyökkäyksiä ja vikatilanteita vastaan olisi mahdollisimman hyvä.

Vastuu ulottuu myös järjestelmän fyysisiin osiin: toimittajan on pystyttävä osoittamaan, että kulunvalvontalaitteet on valmistettu tietoturvallisesti, eikä niissä ole komponentteja, jotka voisivat muodostaa riskin. Myös datan tallennusympäristön eli datakeskusten turvallisuus kuuluu kokonaisuuteen – sen on täytettävä tiukat fyysiset ja digitaaliset vaatimukset. Tällainen arkkitehtuuri takaa nopean vasteen, jatkuvan saatavuuden ja turvallisuuden myös silloin, kun verkossa tapahtuu jotakin odottamatonta.

Mikä kulunvalvonnan tietoturvassa on asiakkaan vastuulla?

Vaikka SaaS-toimittaja vastaa monista kulunvalvontajärjestelmän teknisistä ja infrastruktuuritason turvatoimista, asiakkaan rooli ei ole passiivinen.

Asiakas toimii oman organisaationsa rekisterinpitäjänä, ja kantaa siten päävastuun tietosuojasääntelyn noudattamisesta. Organisaation on itse päätettävä, mitä henkilötietoja järjestelmään tallennetaan, mihin tarkoituksiin ja kuinka pitkään niitä säilytetään. Myös tiedottaminen rekisteröidyille ja heidän oikeuksiensa toteuttaminen kuuluvat asiakkaan vastuulle.

Sääntelyn lisäksi asiakkaalla on tärkeä rooli tietoturvan toteuttamisessa käytännössä. Esimerkiksi järjestelmäintegraatiot – kuten yhteys HR-järjestelmiin – ovat asiakkaan hallinnassa. On olennaista varmistaa, että rajapintojen kautta ei siirretä tarpeettomasti arkaluonteista tietoa, ellei se ole selkeästi perusteltua. Tiedonsiirron suojauksesta ja tietovirtojen rajaamisesta on huolehdittava tarkasti.

Käyttöoikeuksien hallinta on toinen kriittinen alue. Organisaation vastuulla on määritellä, kenellä on pääsy järjestelmään, millä rooleilla ja millä oikeuksilla. Oikeuksien on vastattava todellista tarvetta, ja käyttöoikeudet on pidettävä ajan tasalla erityisesti henkilöstömuutosten yhteydessä.

Lisäksi asiakas vastaa pääkäyttäjien osaamisesta ja tietoturvakäytännöistä. Vahvojen salasanojen käyttö, kaksivaiheinen tunnistautuminen ja tietoturvatietoisuus eivät tapahdu itsestään, vaan vaativat koulutusta ja selkeitä ohjeita. Vaikka SaaS-toimittaja voi tarjota tukea ja materiaaleja, vastuu arjen käytännöistä on asiakkaalla. Koska pääkäyttäjien tietoturvataidot vaihtelevat, organisaation kannattaa mieluummin viestiä liikaa kuin jättää mitään epäselväksi.

Kuinka vertailla kulunvalvonnan SaaS-järjestelmätoimittajia tietoturvan näkökulmasta?

Järjestelmätoimittajia vertaillessa on tärkeää selvittää, täyttääkö SaaS-palvelu keskeiset tekniset ja tietoturvaan liittyvät vaatimukset. Pelkkä perusominaisuuksien vertailu ei riitä. Olennaista on esimerkiksi, miten toimittaja havaitsee ja torjuu uhkia. Järjestelmätoimittajan käytössä tulisi olla automaattisia järjestelmiä haittaliikenteen ja haavoittuvuuksien tunnistamiseen, kuten IDP-suojaus tai SOC-palvelu.

Toimittajia kannattaa haastaa tekniseen tietoturvaan liittyen. Selvitä siis, täyttääkö palvelu organisaatiosi vaatimukset salattuun tiedonsiirtoon liittyen, ja ovatko palomuurit, verkkoyhteyksien varmistukset sekä varmuuskopioinnin ja palautumisen suunnitelmat kunnossa. Myös palvelun jatkuva käytettävyys on kulunvalvonnassa kriittistä. Toimittajalta kannattaa kysyä, miten häiriötilanteisiin on varauduttu ja testataanko palautumiskykyä esimerkiksi penetraatiotestauksilla.

Lisäksi on hyvä tietää, mistä järjestelmän laitteet tulevat ja onko niiden toimitusketju tietoturvallinen. Samoin datan sijainti ja konesalien suojaus voivat vaikuttaa siihen, täyttääkö järjestelmä esimerkiksi GDPR:n vaatimukset.

Kulunvalvontajärjestelmän helppokäyttöisyys ja henkilöstön ohjeistus avainasemassa

Kulunvalvontajärjestelmä voi olla teknisesti kuinka kehittynyt tahansa, mutta sen heikoin lenkki on usein ihminen. Ota selvää, onko tietoturvasta helppo huolehtia päivittäisessä työssä. Valitsemalla tietoturvaltaan vahvan SaaS-toimittajan ja huolehtimalla omista tietoturvakäytännöistäsi minimoit riskit.

Asetu pääkäyttäjän saappaisiin ja selvitä, kuinka tietoturva toteutuu arjessa: 

• Tukeeko palvelu kaksivaiheista tunnistautumista ja muita käyttäjähallinnan parhaita käytäntöjä?
• Onko aulapalvelun ruudun reunaan kiinnitetty post-it-lappu, johon yhteiskäytössä oleva kulunvalvonnan salasana on kirjoitettu?
• Osaako henkilöstösi tunnistaa phishing-puhelun, jossa "pomo" vaatii kiireisesti aktivoimaan järjestelmästä kuoletetun kulkutunnisteen?
• Onko järjestelmässäsi vahingossa asetettu kaikille käyttäjille pääkäyttäjätason oikeudet?

Tietoturva on yhdistelmä teknisesti vahvaa järjestelmää, hyviä käytäntöjä ja valppaita käyttäjiä.

Toteuta helppokäyttöinen kulunvalvonta Megaflexillä

Megaflex on kotimainen kulunhallintajärjestelmä, jota hallinnoidaan selainpohjaisella käyttöliittymällä. Visman leveillä hartioilla kehitetty SaaS-palvelu (Software as a Service) on turvallinen vaihtoehto, jota päivitetään ja uudistetaan jatkuvasti.

Voit hallita ovia, tarkastella kulkuoikeuksia ja seurata tilojen käyttöä kätevästi tietokoneella tai puhelimella, tietoturvasta tinkimättä. Megaflexissä kulkuoikeuksien jakaminen on yksinkertaista ja sujuvaa, ja oikeuksien muokkaus on pääkäyttäjälle helppoa.