Scanoffice Oy otti suuren harppauksen eteenpäin modernisoidessaan kulunvalvontansa manuaalisesta Excelistä ja vanhoista rauta-avaimista Megaflexin kulunvalvontajärjestelmään. Megaflex on kasvanut ja mukautunut vuosien saatossa yrityksen mukana ja säästääkin tätä nykyä Scanofficen työntekijöiltä arviolta jopa 200 työtuntia vuodessa.

Avaimet naulaan

Scanoffice Oy on vuonna 1984 perustettu lämpöpumppu- ja ilmankäsittelyalan tukkuyritys, sekä alansa markkinajohtaja. Vuonna 2017 yritys rakennutti Espoon Juvanmalmille 4200 neliön logistiikkakeskuksen ajatuksenaan, että kyseinen pytinki riittäisi pitkälle tulevaisuuteen. Vaan toisinpa kävi: piakkoin pääkaupunkiseudullta vuokrattiin kaksi uutta logistiikkakeskusta, ja syksyllä 2023 Tampereella avattiin yrityksen ensimmäinen miehittämätön noutovarasto.

Ennen Megaflexia Scanofficen kulunhallinta perustui perinteisiin avaimiin – menetelmään, joka toimi pienemmässä mittakaavassa, mutta alkoi muodostua pullonkaulaksi yrityksen kasvaessa. 

– Kun työntekijämäärämme oli vielä hallittavissa Excelillä, rauta-avaimet riittivät, mutta sadan työntekijän ja useiden toimitilojen myötä avainten pyörittäminen tänä päivänä olisi aika haasteellista, Scanofficen logistiikkapäällikkö Aki Aikio toteaa.

Yhteistyön aloittamisessa oli mukana hieman tuuriakin, nimittäin Scanofficelle muuta kautta ennestään tuttu kaveri oli asiantuntijana Megaflexilla. Hän otti yhteyttä Akiin ja kertoi Megaflexin olevan juuri sitä, mitä yritys nyt kaipasi.

– Myyjän kontaktoinnista prosessi eteni tietenkin tarpeiden kartoittamiseen, projektisuunnitteluun ja lopulta toteutukseen ja käyttöönottoon. Kaikki, mitä sovittiin, tehtiin juuri niin kuin oltiin suunniteltu, ja aikataulu sekä hinnat pitivät. Siinä projektissa ei mennyt kyllä mikään vihkoon, Aikio muistelee ilolla.

Megaflexin kulunvalvonta asennettiin ensin Juvanmalmin uuteen yksikköön ja sen jälkeen aina jokaiseen yrityksen liiketilaan. Yksi Megaflexin ehdottomista eduista on Aikion kokemuksen mukaan kulunvalvontajärjestelmän keskiössä olevat Greenbox-päätteet.

– Kun Megaflexin kulunhallinta perustuu Greenboxeihin, niin siihen tulee merkittävästi vähemmän kaapelointa kuin muissa järjestelmissä, Aikio muistuttaa.

Mobiilisaatio on kulunvalvonnankin tulevaisuus

Syksyllä 2023 Scanoffice avasi Tampereelle ympärivuorokautisen, miehittämättömän noutovaraston, johon tarvittiin jokin fiksu kulkutunniste. Sellainen, jolla työntekijät, urakoitsijat ja muut asialliset henkilöt pääsisivät helposti sisälle varastoon. 

– Lähdin tutkimaan, millä lailla ylipäätänsä olisi mahdollista toteuttaa tämmöinen projekti. Olikin aika visainen tehtävä keksiä, miten me saadaan tämä itsepalvelu-osio toimimaan eli miten tunnistetaan asiakkaat ja niin poispäin, Aikio muistelee.

Aki löysi Megaflexin sivuilta mobiililukijan - ja tunnisteiden demovideon (jonka voit katsoa tuosta alempaa) ja otti viipymättä yhteyttä Megaflexin tekniseen asiantuntijaan Marko Lehtoseen.

–  Marko on ihan superammattilainen. Hän on ollut kymmeniä vuosia alalla, hänen kanssaan on todella helppo toimia. Kun kerrot hänelle ongelman, niin ratkaisu tulee kuin apteekin hyllyltä: tarvitsette mobiililukijat ja PIN-koodit. Helppoa, Aikio kehuu. 

Megaflexin kulunvalvontajärjestelmässä on mahdollista aktivoida useita erilaisia kulkutunnisteita. Yleisesti loppukäyttäjille tutuin kulkutunniste lienee muovinen kulkulätkä, mutta tämän lisäksi tunnisteina käyvät vaikkapa rekisterikilpi tai puhelinnumero. 

Scanofficen noutovarasto Tampereella käyttää kulkutunnisteina mobiili-RFID-tunnisteita, puhelinnumeroita ja varaston omaa PIN-koodia. Päästäkseen varastoon, tulijan tarvitsee tunnistaa itsensä mobiililukijalla, soittaa varaston puhelinnumeroon tai syöttää varaston pääsy-PIN-koodi. Järjestelmä tunnistaa puhelinnumeron perusteella, onko kulkijalla pääsy varastoon vai ei.

Scanofficella ollaan oltu niin tyytyväisiä mobiilitunnisteisiin, että Aikio meinaa vaihdattaa sellaiset jokaiseen yrityksen pääsypisteeseen.

– Me vaihdetaan ne mobiililukijat joka paikkaan, ja aletaan pikkuhiljaa luopua näistä fyysisistä tunnisteista. Se ei ole edes mitenkään kauhean iso kustannuskysymys, sillä lukijat ovat aika edullisia, ne kytketään jo olemassa olevaan järjestelmään, ja tägit muutetaan vain hieman erilaisiksi, Aikio kertoo tyytyväisenä. 

Jos itsepalveluvarastoille näyttää olevan kysyntää, aikoo yritys rakennuttaa niitä lisää muillekin paikkakunnille.

– Jälleen on taas kiva, että on Megaflex, sillä sitä on hyvin helppo laajentaa, Aikio toteaa.

“Megaflex on joustava, helppokäyttöinen ja helposti skaalautuva – kaikkiin kulunvalvonnan tarpeisiin, nyt ja tulevaisuudessa.”

Aki Aikio, Scanoffice Oy

200 paremmin käytettyä tuntia vuodessa

Scanoffice Oy:n ja Aki Aikion kokemus Megaflexin kulunvalvontajärjestelmästä on kaikin puolin positiivinen. Greenboxien mahdollistamat kevyet kustannukset eivät jää plussien häntäpäähän.

– Se pienentää kustannuksia tottakai ihan huomattavasti, kun ei tarvitse vetää kaikkea kaapelointia pääkeskusyksiköstä. Helppokäyttöisyys on myös ehdottomasti etu: kulkutunnisteita ja pääsypisteitä on helppo hallita portaalissa. Ja sitten se on hienoa, että voidaan käyttää monenlaisia erilaisia tunnisteita pääsypisteessä, Aikio kertaa.

Tärkeintä on tietysti tietää, että kuka liikkuu, missä liikkuu ja mihin aikaan liikkuu. Ja, että jokaiselle henkilölle pystytään määrittelemään omat kulkurajat: minne tämä pääsee ja ei pääse. 

– On siitä totta kai ihan merkittävä hyöty, että kuluhallinta on helppoa ja nopeata hallita. Kun meille tulee uusi työntekijä, hänelle lyödään kulkulätkä käteen, aktivoidaan tunniste ja määritellään pääsypiste. Se on oikeastaan siinä. Sen jälkeen ei tarvitse paljon päätä vaivata, Aikio lopettaa.

Nyt kun Scanoffice on integroinut Megaflexiin myös työajanseurantajärjestelmän, säästyy yrityksen työntekijöiltä Aikion arvion mukaan jopa 200 työtuntia, jotka muuten käytettäisiin tarpeettomaan paperisotaan.