Kulun­valvonnan datasta kilpailuetua kiinteistö­johtamiseen

Mitä jos kulunvalvonta kertoisi enemmän kuin kuka kulki ovesta? Tässä artikkelissa tarkastellaan, miten modernin kulunvalvontajärjestelmän tuottamaa dataa voidaan hyödyntää kiinteistön turvallisuuden johtamisessa, tilojen käytön optimoinnissa ja vuokrattavuuden parantamisessa.

Olen työskennellyt kulunvalvonnan parissa kymmenisen vuotta, ja viime aikoina näkökulmani on siirtynyt perinteisestä teknologialähtöisyydestä yhä lähemmäs tilojen käyttäjiä ja vuokraajia.

Uutisotsikot kertovat, miten suurien haasteiden edessä kiinteistömanagerit ovat tällä hetkellä. Pääkaupungin keskustassa jopa joka kuudes toimistoneliö on vailla vuokralaista. Yksi syy on se, että vuokralaiset odottavat tiloilta enemmän kuin vanhat ratkaisut pystyvät tarjoamaan. 

Miten toimitilojen vuokrausasteen saisi nousuun ja kiinteistöt kustannustehokkaaseen käyttöön? Kulunvalvontajärjestelmä on yksi useimmin alihyödynnetyistä työkaluista toimitilojen vuokrattavuuden ja käytön optimoinnissa. Tässä artikkelissa käyn läpi erityisesti sen tarjoaman datan mahdollisuuksia. 

Moderni kulunvalvonta datan lähteenä – tietoa ennakointiin ja turvallisuuden johtamiseen

Samaan tahtiin kun vaatimukset kyberturvallisuudelle kiristyvät, pitää yritysten torjua myös fyysisen turvallisuuden riskejä. Ketkä saavat kulkea tästä ovesta, mitkä tilat on rajoitettu tiukemmin? Kuka on kulkenut mistäkin? Kulkuoikeuksia pitää pystyä määrittelemään etukäteen, mutta tapahtumat pitää voida todentaa myös jälkikäteen. 

Kiinteistökohtaiset on-premise -kulunvalvontajärjestelmät näyttävät kulkulätkineen ja lukijoineen samanlaisilta kuin uudemmatkin, mutta kulunvalvonnan datan kokoaminen palvelimelta voi olla hyvin vaivalloista.

Moderni, pilvipohjainen järjestelmä dashboardeineen sen sijaan tarjoaa keskitetysti yhteenvetonäkymiä ja mahdollisuuden viedä dataa edelleen jatkojalostuskäyttöön.  

Mitä erityyppistä tietoa modernista kulunvalvontajärjestelmästä sitten voi saada? Tiedonhallinnasta vastaava voi tarvita ainakin näitä: 

• Henkilö- ja kulkutunnisterekisterit: Nykyaikaisessa järjestelmässä pystyt jakamaan kulunvalvonnan hallinnointia esimerkiksi niin, että jokainen vuokralainen voi hoitaa omien kulkutunnisteidensa luomista, mutta kukaan ei näe liikaa tietoja oman roolinsa ulkopuolelta. Toisaalta pääkäyttäjällä on kattava kokonaiskuva kiinteistön kaikista käyttäjistä.
• Kulkutapahtumalokit ja järjestelmän auditointilokit: Pilvipohjaisen kulunvalvontajärjestelmän yksi vahvuus on juuri siinä, että tarvittavat lokitiedot pystyy keräämään omaan ja viranomaisten käyttöön hyvin nopeasti, jos jotakin poikkeavaa on tapahtunut.
• Hälytystapahtumat eli ilmoitukset poikkeamista: Avoimien ovien riski pienenee, kun järjestelmä hälyttää poikkeustilanteista ylläpitäjille – myös silloin, kun syy on niinkin viaton kuin kynnykselle ajautunut hiekoitussepeli tai jäinen sohjo. Ja jos jokin kulunvalvontajärjestelmän osista esimerkiksi irtoaa verkkoyhteydestä, vahingossa tai ilkivallan vuoksi, saadaan siitä tieto kulkemaan yhteyshenkilöille välittömästi.

Datan määrän kasvaessa myös tietojen säilytykseen täytyy kiinnittää huomiota. Lue lisää kulunvalvonnan tietoturvasta tästä artikkelista!

Hyödynnä dataa optimaalisten vuokratilojen kehittämisessä 

Tilojen käytön tarpeet ovat puheenaihe varsinkin asiantuntijayrityksissä, joissa tasapainoillaan etä- ja lähityön vaihtelun kanssa. Vuokralaiselle kulunvalvontajärjestelmän dashboard ja päiväkohtaiset läsnäoloraportit antavat luotettavaa tietoa siitä, milloin oma väki on tullut toimistolle ja minä aikoina työpisteet pysyvät hiljaisina.

Myös kiinteistöpäällikkö saa pitkällä aikavälillä kiinnostavaa raakadataa jalostettavaksi. Kulunvalvontajärjestelmien päiväkohtaiset kulkutapahtumatiedot kertovat, miten paljon eri kiinteistöjen eri tiloja keskimäärin käytetään eri vuorokaudenaikoina ja viikonpäivinä.

Jalostettu data käyttöasteista voi auttaa kehittämään toimitiloista entistä sopivampia yritysten tarpeisiin. Vuokraamisesta kiinnostuneille yrityksille voi tarjota faktaan perustuvia näkemyksiä siitä, minkä kokoinen tila olisi toimivin juuri heidän tarpeisiinsa.

Suurin potentiaali kulunvalvonnan datan hyödyntämiseen piilee integraatioissa

Jos kiinteistöstä löytyy kulunvalvonnan lisäksi muitakin tähän päivään tuotuja järjestelmiä, tiedonhallintaan avautuu entistä enemmän mahdollisuuksia.

Kulunvalvonnasta kertyvä tieto pääsee nimittäin todelliseen tehokäyttöön integraatioiden kautta, oli tavoitteenasi sitten resurssien optimointi, ympäristötavoitteiden saavuttaminen tai vuokralaisten asiakaskokemuksen parantaminen. 

Esimerkiksi kulunvalvonnan ja tilavarausjärjestelmän integraatiot ovat jo arkipäivää. Kun henkilö varaa tietyn kokoustilan tai kuntosalivuoron, pääsy voidaan luvittaa automaattisesti kulunvalvonnan kautta.  

Vain luovuus on rajana siinä, miten integraatioita voi tulevaisuudessa hyödyntää. Valaistuksen ohjaus? Lämpötilan tai viilennyksen optimointi tilojen käytön ja niissä oleskelevan henkilöiden määrän mukaan? Vaikka toteutukset vaativat tiettyjä valmiuksia laitekannalta ja järjestelmiltä, on datasta tulevaisuudessa entistä enemmän mitattavaa hyötyä.

Onko kulunvalvonta­järjestelmäsi ajan tasalla?

Kulunvalvonta on tärkeä osa kiinteistön digitaalista infraa. Aiemmin kulkulätkät ja sähköiset lukot toimivat kuin lankapuhelin: hoitivat perustehtävänsä, eli päästivät ihmiset luvallisista ovista sisään ja ulos. Moderni järjestelmä taas on kuin älypuhelin, joka yhdistyy kiinteistön muuhun ekosysteemiin, pitää kiinteistöä hallinnoivat henkilöt ajan tasalla ja auttaa myös ennakoimaan tulevaisuutta. Älä jätä tiedonhallinnan mahdollisuuksia hyödyntämättä –  ne voivat ratkaista, miten houkuttelevana kiinteistösi näyttäytyy tulevaisuuden vuokralaisille.